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3 Tipps, damit Ihre E-Mails sicher im Posteingang landen!

By Mike Schmidt | E-Mail

Feb 17
E-Mail-Posteingang

Anteil Spam-Mails: „Nur“ noch die Hälfte satt Zwei Drittel

Beginnen wir mit Erfreulichem. Der Gesamtumfang von Spam-Mails ist zurück gegangen. Wo die Spamfilter im Januar 2014 noch 65,7% an unerwünschten Nachrichten blocken mussten, so sind es laut einer Studie von Kaspersky  im März 2018 immerhin „nur“ noch 48,2%.  Nichtsdestotrotz müssen die Spamfilter der E-Mail-Provider nach wie vor Schwerstarbeit leisten. Die große Herausforderung besteht zum einen darin, die Erkennungsrate von echtem Spam erhöhen und gleichzeitig die relevanten Nachrichten durchzuwinken, was naturgemäß nie zu 100 % gelingt.

Damit Ihre E-Mails vorbei an Spam- oder Werbeverzeichnissen direkt im Posteingang landen, haben wir für Sie 3 Lösungsansätze zusammengestellt.

1. Sender Score des eigenen E-Mail-Servers prüfen und ggf. verbessern

Der Sender Score von Returnpath ist eine Art Zertifizierungsstelle, die die Reputation von Absendern prüft und mit einem Scoring versieht. Wenn man so will, dann ist der Sender Score die Schufa für E-Mail-Absender.

Welche Auswirkungen hat der Sender Score?

Zustellrate_Senderscore_2018

Bild oben: Zustellraten Sender Score – Quelle: Return Path

Wie Sie sehen, kann es sein, dass schon bei einem relativ hohen Sender Score von 81-90 bis zu 30 % Ihrer E-Mails nicht zugestellt werden. Gerade für Newsletter und E-Mail-Marketing wären große Umsatzeinbußen die Folge. Daher ist es wichtig, in den obersten Bereich von 91-100 zu kommen.

Welchen Sender Score hat mein E-Mail-Server?

  1. Um alle relevanten Daten sehen zu können, ist es notwendig einen kostenfreien Account bei https://www.senderscore.org/ über die Punkte „CREATE ACCOUNT“ oder „REGISTER“ zu erstellen.
  2. Nachdem Sie über „LOG IN“ oder „SIGN IN“ eingeloggt sind, geben Sie im Feld unterhalb von „Enter an IP address or domain“ Ihren Domainnamen ohne http:// oder https:// (z.B. ihredomain.de) ein und klicken Sie auf „VIEW REPORT“Lookup-Senderscore-Domain
  3. Auf der folgenden Ergebnisseite sehen Sie alle IP-Adressen und (Sub-)Domains, die E-Mails versenden. Wenn Sie an dieser Stelle keine Ergebnisse sehen, dann hat Sender Score nicht genug Daten, um Ihren Mail-Server einschätzen zu können.IP-Liste-Senderscore

Klicken Sie auf Ihre IP-Adresse, um den konkreten Sender Score zu ermitteln. Danach wird Ihnen die Detailseite mit Ihrem Sender Score angezeigtSenderscore-Bewertung-IP-AdresseWenn Sie Ihre IP-Adresse nicht ausfindig machen können, hilft dieses Tool: MX Toolbox

MX-Toolbox-Screenshot

Bild oben: Abfrage IP-Adresse Ihres E-Mail-Servers bei MX Toolbox

Die ermittelte IP-Adresse geben Sie dann wieder bei Sender Score unterhalb von „Enter an IP address or domain“ ein (Siehe 2.).

Besitzer von E-Mail-Adressen bei freien E-Mail-Diensten wie z.B. GMX, Web.de oder T-online finden die IP-Adresse in den von Ihnen gesendeten E-Mails im Header (Internetkopfzeile) der E-Mail. Wie Sie sich diesen Eintrag anzeigen lassen können, finden Sie in den Hilfeprogrammen Ihres E-Mail-Programms oder Ihres E-Mail-Providers unter den Stichworten „Header“, „Internetkopfzeile“ oder „Quelle“.

Was können Sie tun, wenn Sie einen niedrigen Sender Score haben?

  • Schreiben Sie den Provider Ihres E-Mail-Accounts an und lassen Sie Möglichkeiten prüfen, Ihren Sender Score zu erhöhen.
  • Da die meisten E-Mail-Server bei Providern als Shared Server (mehrere Domains/E-Mail-Accounts auf einem Server) betrieben werden, kann es sein, dass andere Versender mit ihrem Sendeverhalten den gesamten Server „runterziehen“. Oft ist es dann sinnvoll einen eigenen E-Mail-Server nur für sich zu mieten. Die Investition in solche dedicated oder dedizierten Server kann sich lohnen, wenn es wirklich ein Problem mit der Zustellung gibt und an den E-Mails entsprechender Umsatz dranhängt.
  • E-Mail-Marketing-Tools wie Klick-Tipp oder Mailchimp senden standardmäßig über Stellvertreter-Adressen. Diese werden von den meisten E-Mail-Providern als Listenadressen erkannt und als Werbung markiert. Absender-MailchimpDas kann die Öffnungsrate merklich senken. Abhilfe schaffen entsprechende Pro- oder Enterprise-Accounts bei denen wieder eigene, dedizierte Server gemietet werden können. Beispiel: Klick-Tipp-Enterprise

2. DNS-Einträge prüfen und ggf. anpassen

Die grundsätzliche Reputation Ihres E-Mail-Servers hängt auch von den folgenden DNS-Einträgen ab.

SPF-Record

Ein wirksamer Schutz vor missbräuchlichem E-Mail-Versand ist der sogenannte SPF-Record (Sender Policy Framework). Er legt fest, von wem und von welchem Server die E-Mails versendet werden dürfen.

SPF-Record konfigurieren

Konfiguration am Beispiel unseres Providers all-inkl.com:

SPF-Record all-inkl.com

Wenn Sie wissen möchten, wie der SPF-Record für Ihre Zwecke richtig konfiguriert wird, wenden Sie sich an den Support Ihres Providers oder den Admin Ihres eigenen Servers im Unternehmen.

DKIM-Signatur

DKIM (DomainKeys Identified Mail) ist eine Methode der E-Mail-Authentifizierung, die ebenfalls dazu beiträgt, Spam zu verhindern. Ihre E-Mails bekommen eine Signatur, die bestätigt, dass sie vom korrekten Server verschickt wurden.

DKIM-Signatur konfigurieren

Konfiguration am Beispiel unseres Providers all-inkl.com:

Wenn Sie wissen möchten, wie der DKIM-Record für Ihre Zwecke richtig konfiguriert wird, wenden Sie sich an den Support Ihres Providers oder den Admin Ihres eigenen Servers im Unternehmen.

DMARC-Record

Während SPF- und DKIM-Records regeln, wer versenden darf bzw. von wem die E-Mail stammt, bestimmt DMARC den Umgang mit E-Mails. Daher sollten Sie zuerst SPF- und DKIM eingestellt haben, bevor Sie DMARC einsetzen.

DMARC-Record konfigurieren

Konfiguration am Beispiel unseres Providers all-inkl.com:

DMARC-Record-all-inkl.com

Wenn Sie wissen möchten, wie der DMARC-Record für Ihre Zwecke richtig konfiguriert wird, wenden Sie sich an den Support Ihres Providers oder den Admin Ihres eigenen Servers im Unternehmen.

3. E-Mail-Inhalt: Sauber schreiben

Neben den technischen Voraussetzungen Ihres Servers prüfen die Spamfilter auch den Inhalt Ihrer E-Mails. Bestimmte Begriffe werden häufig von Spammern verwendet und stehen auf dem Index. Oft verwendet man diese Begriffe einfach, weil es eben passt, ohne sich dessen bewusst zu sein.

Die E-Mails einer mir bestens bekannten Geschäftspartnerin landeten immer im Spam-Ordner, weil sie in ihrer Signatur auf ihr kostenloses Seminar verwies, was völlig legitim ist. Die Begriffe kostenlos oder gratis werden jedoch häufig von Spammern benutzt, so dass die Inhaltsprüfung dazu führte, dass ich Ihrer E-Mails nie sah.

Wie vermeiden Sie Spam-Begriffe?

  1. Kennen und einprägen: Diese Infografik zeigt die bekanntesten Spam-Begriffe 
  2. Estern prüfen lassen: Sie schicken Ihre E-Mail zur Überprüfung und erhalten danach einen Report mit der Spam-Analyse: https://glockapps.com/spam-testing/
  3. Viele E-Mail-Marketing-Programme bieten eine automatische Prüfung direkt beim Schreiben an. Bei Klick-Tipp sieht das dann z.B. so ausKlick-Tipp-Spam-Analyse

E-Mails schreiben, die Empfänger gerne lesen

Wir wissen selbst, dass das leichter gesagt als getan ist aber wenn beispielsweise die Empfänger Ihrer Newsletter davon genervt sind, dann ist es fast schon besser gar keine Newsletter zu versenden.

Wichtig ist auch die Interessen Ihrer Empfänger zu respektieren. Dank Tagging können Sie E-Mails versenden, die auf die Interessen Ihrer Empfänger abgestimmt sind.

Beispiel: Einmal angenommen Sie betreiben einen Hausmeister-Dienst und wollen eine E-Mail zum Thema Garten an Ihre Kunden versenden. Da wäre es doch schlau, die Nachricht nur denjenigen zu schicken, die auch wirklich einen Garten haben. In E-Mail-Marketing-Tools wie Klick-Tipp oder Mailchimp haben Sie die Möglichkeit, Tags (virtuelle Notizzettel) wie z.B. „Gartenbesitzer“ an Ihre Kontakte zu hängen, um sie sauber zu kategorisieren.

Lassen Sie sich auch regelmäßig die Newsletter Ihrer Konkurrenz schicken, um zu sehen, was bei denen gerade so läuft. Vielleicht ist ja die ein oder andere Anregung dabei.

Unserer Erfahrung nach, sollten sie nicht nur knallharte Verkaufs-E-Mails schicken, sondern immer wieder Mails aus der Kategorie Hinweise, Tipps und Tricks.

Welche Erfahrungen haben Sie sowohl als Sender als auch Empfänger gemacht beim Thema Spam gemacht?

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